Formal Letter in Hindi with Examples – औपचारिक पत्र फार्मेट, उदाहरण

औपचारिक पत्र हमारे संवाद में एक विशेष स्थान रखते हैं और उनका महत्व आज भी प्रासंगिक है। ये पत्र व्यक्तियों और संगठनों के बीच संरचित वार्तालाप के लिए एक अद्भुत साधन हैं। आप इस ब्लॉग पोस्ट में पढ़ेंगे कि formal letter in hindi पत्र इतने महत्वपूर्ण क्यों हैं, अनौपचारिक पत्र से उनके अंतर, उनके प्रकार, उपयोग, प्रारूप, उदाहरण और FAQs।

औपचारिक पत्र क्या होता है? – What is a formal letter?

Formal Letter / औपचारिक पत्र एक ऐसा पत्र होता है जो व्यक्ति या संगठन के बीच औपचारिक या आधिकारिक संवाद के लिए लिखा जाता है। इस पत्र को बड़े विशेषता से और उचित ढंग से लिखा जाता है जो उद्देश्य को स्पष्ट करता है और संबंधित नियमों का पालन करता है। यह पत्र व्यापारिक, शैक्षिक, सरकारी, और पेशेवर संचार में उपयोगी होता है। इसमें उपयुक्त शुभकामनाएं, धन्यवाद, या समाप्ति लाइन शामिल होती है।

औपचारिक और अनौपचारिक पत्र में अंतर – Difference Between Formal and Informal

औपचारिक पत्र – Formal Letter:

1. भाषा: औपचारिक पत्रों में साधारणतः गंभीर और आधिकारिक भाषा का प्रयोग किया जाता है।
2. प्राप्तांतर: इन पत्रों को प्राप्त करने वाले का नाम और पता उपस्थित रहते हैं।
3. संदेश: औपचारिक पत्र व्यक्तिगत रूप से नहीं, वरन् संगठनों और अन्य संस्थाओं के बीच तर्कसंगत और सावधानीपूर्वक संवाद करने के लिए उपयोग होते हैं।
4. संरचना: इन पत्रों की संरचना और फॉर्मेट स्टैंडर्ड होते हैं, जिसमें प्रस्तावना, मुख्य भाग, निष्कर्ष और समाप्ति शामिल होते हैं।

अनौपचारिक पत्र – Informal Letter:

1. भाषा: अनौपचारिक पत्रों में आम बोल-चाल की भाषा का प्रयोग किया जाता है और व्यक्तिगत भावनाओं को व्यक्त करने में उपयोगी होते हैं।
2. प्राप्तांतर: इन पत्रों में आम तौर पर प्राप्त करने वाले का नाम और पता नहीं दिया जाता है।
3. संदेश: अनौपचारिक पत्र व्यक्तिगत रूप से होते हैं और परिवार, मित्र, रिश्तेदार, या अन्य प्रियजनों के साथ संवाद करने के लिए उपयोग होते हैं।
4. संरचना: इन पत्रों की संरचना और फॉर्मेट अधिक आधारभूत होते हैं। यहां विशेष नियम नहीं होते और आम तौर पर प्रस्तावना, मुख्य भाग, निष्कर्ष, और समाप्ति की संरचना नहीं होती है।

औपचारिक पत्र के प्रकार – Types of Formal Letters

नौकरी आवेदन पत्र (Job Application Letter):
नौकरी आवेदन पत्र व्यक्ति के अनुरोध को प्रस्तुत करने के लिए लिखा जाता है, जिसमें उनके अनुभव, योग्यता और कामक्षमता का वर्णन किया जाता है।

व्यापार पत्र (Business Letter):
व्यापार पत्र व्यक्ति और संगठनों के बीच संवाद के लिए लिखा जाता है, जिसका प्रयोग व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है, जैसे कि सौदों, ऑर्डरों, अधिसूचनाएं आदि।

शिकायत पत्र (Complaint Letter):
शिकायत पत्र उस समय लिखा जाता है जब कोई व्यक्ति या ग्राहक किसी सेवा, उत्पाद, या संबंधित विषय में अपनी आपत्ति या शिकायत दर्ज करना चाहता है।

पूछताछ पत्र (Inquiry Letter):
पूछताछ पत्र विशेष जानकारी प्राप्त करने के लिए लिखा जाता है। इस पत्र में किसी विषय या समस्या के बारे में विवरण जानने की जरूरत होती है, जो अन्य जानकारी के लिए उपयुक्त होता है।

अनुशंसा पत्र (Recommendation Letter):
अनुशंसा पत्र व्यक्तियों के क्षमता, योग्यता या व्यक्तित्व की प्रशंसा के लिए लिखा जाता है, जो विभिन्न उद्देश्यों के लिए जॉब अप्लिकेशन्स या शैक्षिक संस्थानों में प्रवेश आदि के लिए उपयोगी होता है।

इस्तीफ़ा पत्र (Resignation Letter):
इस्तीफ़ा पत्र एक औपचारिक पत्र होता है जिसमें कोई कर्मचारी अपनी नौकरी से इस्तीफ़ा देने की सूचना देता है।

धन्यवाद पत्र (Thank You Letter):
धन्यवाद पत्र उस समय लिखा जाता है जब कोई व्यक्ति या संगठन किसी विशेष सहायता, उपहार, साथदान या समर्थन के लिए आभार व्यक्त करना चाहता है।

आधिकारिक आमंत्रण पत्र (Official Invitation Letter):
आधिकारिक आमंत्रण पत्र व्यक्तियों को एक समारोह, कार्यक्रम या भेंटचिट्ठी में आमंत्रित करने के लिए लिखा जाता है।

अनुरोध पत्र (Request Letter):
अनुरोध पत्र व्यक्ति, संगठन या अधिकारिता से अनुमति, सहायता, या किसी विशेष सहायता के लिए लिखा जाता है।

औपचारिक पत्र के उपयोग – Uses of Formal Letters

सरकारी और अधिकारिक तथा नौकरी संबंधी अनुरोध: व्यक्तियों और संगठनों द्वारा सरकारी और अधिकारिक संस्थानों के नौकरी या सेवा संबंधित अनुरोध करने के लिए औपचारिक पत्रों का प्रयोग होता है।

• व्यावसायिक संबंधों का संवाद:
  व्यापार या व्यावसायिक संबंधों में, औपचारिक पत्र ऑर्डरों, प्राथमिक जानकारी, अनुरोध और अन्य संबंधित जानकारी के लिए एक माध्यम के रूप में उपयोगी होते हैं।
• शिकायत और प्रतिक्रिया:
  यदि किसी उत्पाद या सेवा के संबंध में समस्या या शिकायत उत्पन्न होती है, तो लोग औपचारिक पत्र द्वारा इसका समाधान करने के लिए प्रयोग कर सकते हैं।
• अनुशंसा और प्रशंसा:
  अनूठे या प्रमुख योग्यता वाले व्यक्तियों को अनुशंसा देने या उन्हें प्रशंसा करने के लिए भी औपचारिक पत्र उपयोगी होते हैं।
• विभिन्न संगठनों के बीच संवाद:
  राजनीतिक, सामाजिक या सांस्कृतिक आयोजनों में एक संगठन से दूसरे संगठन तक संवाद के लिए भी औपचारिक पत्र प्रयोगी होते हैं।
• शैक्षिक संबंध:
  छात्र और अभिभावकों के बीच भी औपचारिक पत्र शैक्षिक संबंधों में संवाद करने के लिए उपयोगी होते हैं, जैसे कि प्राचार्य को प्रार्थना पत्र लिखना या प्रशिक्षण संस्थान में आवेदन करना।

औपचारिक पत्र का सर्वोत्तम प्रारूप – Best Format of Formal Letter in Hindi

सेवा में,
प्राप्तकर्ता का पद नाम
प्राप्तकर्ता का पता / या स्कूल / कॉलेज का नाम,
शहर, राज्य, पिन कोड

विषय: (पत्र के उद्देश्य का संक्षेपण।)

सम्बोधन: (महोदय / या फिर श्री/ श्रीमती अंतिम नाम। )

प्रारंभिक पैराग्राफ: पत्र के उद्देश्य को बयां करें और यदि आवश्यक, तो पत्र के पृष्ठभूमि के बारे में भी बताएं।

पत्र का मुख्य भाग: विषय से संबंधित विवरण और समर्थनीय जानकारी को स्पष्ट करें। स्पष्ट उदाहरण देकर आपने पत्र लिखने की मुख वजह को सामने रखे।

समापन पैराग्राफ (अंत): मुख्य बिंदुओं का सारांश दें और प्राप्तकर्ता से कोई इच्छित कार्रवाई या प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध करें।

प्राप्त कर्ता को शुभकामनाएँ सहित समापन करें (उदाहरण के लिए, विनम्रता से, धन्यवाद। )

आपका / आपकी आज्ञाकारी शिष्य,
आपका नाम,
कक्षा: ______ ,
रोल नंबर: ______ ,
दिनांक: _______

विस्तार से पढ़ें – Format of Formal Letter in Hindi – औपचारिक पत्र का फॉर्मेट, उदाहरण।

औपचारिक पत्र उदाहरण – Formal Letter in Hindi Examples

पत्र 1: औपचारिक पत्र लेखन हिंदी class 10 – Formal Letter for Leave:

सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
श्री राम विद्या मंदिर,
मुंबई, महाराष्ट्र, पिन: 400001

विषय: स्वास्थ्य के कारण अवकाश के लिए आवेदन।

महोदय,

मैं आरव शर्मा, श्री राम विद्या मंदिर की कक्षा 10वीं का छात्र हूँ। मेरे अनुपस्थिति का कारण मेरी ख़राब तबियत है और डॉक्टर ने मुझे विश्राम के लिए अस्पताल भर्ती करने की सलाह दी है।

मैं अपने स्वास्थ्य को ध्यान में रखते हुए अवकाश लेने के लिए आपसे अनुमति निवेदित करता हूँ। कृपया मुझे 24 जुलाई, 2023 से 27 जुलाई 2023 तक के अवकाश की अनुमति प्रदान करें।

धन्यवाद।

आपका आज्ञाकारी शिष्य,
आरव शर्मा,
कक्षा – 10वीं,
रोल नंबर – 100123,
दिनांक – 23 जुलाई, 2023

---

पत्र 2: औपचारिक पत्र लेखन हिंदी class 8 – Formal Letter to the Principal for Scholarship:

---

पत्र 3: शिकायत के लिए औपचारिक पत्र – Letter for complaint:

सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
सेंट जेवियर स्कूल,
मोहाली, पंजाब, पिन: 160055

विषय: पुस्तकालय में सुविधाओं की कमी और बिगड़ी हुई फर्नीचर के लिए शिकायत।

महोदय,

मैं अनिकेत सिंघल, सेंट जेवियर स्कूल की कक्षा 10वीं का छात्र हूँ। मुझे खेद है कि मैं आपको सूचित कर रहा हूँ कि हमारे स्कूल के पुस्तकालय में कुछ समस्याएँ हैं जिनके कारण हमें पुस्तकालय का समुचित उपयोग नहीं कर पा रहे हैं।

पुस्तकालय की समय से बाद खुलने और समय से पहले बंद होने की भी समस्या है। छात्रों को पढ़ाई के दौरान अधिक समय पुस्तकालय में बिताने की इजाजत नहीं दी जाती, जो उनके अध्ययन में रुचि बढ़ा सकता है।

दूसरी ओर, पुस्तकालय में फर्नीचर की स्थिति भी खराब है। सभी पुस्तकालय के मेज़ और कुर्सियाँ टूटी हुई हैं और उन्हें ठीक कराने की आवश्यकता है। यह छात्रों के लिए असुविधाजनक है और उनके अध्ययन में बाधा पैदा करती है।

कृपया इन समस्याओं को जल्द से जल्द ठीक करें ताकि हम बेहतर अध्ययन सुविधा का लाभ उठा सकें।

धन्यवाद।

आपका आज्ञाकारी छात्र,
अनिकेत सिंघल,
कक्षा – 10वीं,
रोल नंबर – 101256,
दिनांक – 2 अगस्त, 2023

पत्र 4: औपचारिक पत्र ऊर्जा संरक्षण के लिए। – Letter to the principal for electricity conservation.

सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
डीएवी कॉलेज,
चंडीगढ़, यूटी, पिन: 160014

विषय: ऊर्जा संरक्षण के लिए सुझाव।

महोदय,

मैं राहुल कुमार, डीएवी कॉलेज का एक इनफॉर्मेशन टेक्नोलॉजी (IT) का पोस्ट ग्रेजुएट छात्र हूँ। हमारे कॉलेज में ऊर्जा संरक्षण के लिए एक अभियान शुरू करने का सुझाव देना चाहता हूँ, जो छात्रों के ऊर्जा के बेहतर उपयोग को प्रोत्साहित करेगा और प्रशासनिक स्तर पर भी अच्छे नागरिकों को तैयार करेगा।

धन्यवाद।

आपका विश्वासपात्र छात्र,
राहुल कुमार,
इनफॉर्मेशन टेक्नोलॉजी (IT) – पोस्ट ग्रेजुएट,
डीएवी कॉलेज,
चंडीगढ़, हरियाणा,
पिन: 160014

---

पत्र 5: नौकरी आवेदन के लिए औपचारिक पत्र – Formal Letter for Job Application:

सेवा में,
संपादक महोदय,
द हिंदी इंसाइडर,
समाचार प्रकाशन वेबसाइट,
दिनांक: जुलाई 2023

विषय: समाचार लेखक के रूप में नौकरी के लिए आवेदन

महोदय,

सादर नमस्कार। मैं विवेक शर्मा, एक अनुभवी समाचार लेखक हूँ और मैं आपके प्रतिष्ठित समाचार पोर्टल “द हिंदी इंसाइडर” के लिए नौकरी के लिए आवेदन करना चाहता हूँ।

मैंने समाचार लेखन में अपनी कई वर्षों की अनुभवयुक्ति एकत्र की है, जिसमें मैंने विभिन्न सामाजिक, राजनीतिक, विज्ञान, और व्यापार से संबंधित विषयों पर रिपोर्ट और लेखन किया है। मैं विविध विषयों पर गहराई से खोज करता हूँ और लेखन में शार्प, व्यावसायिक और रोचक रूप से एक समीक्षात्मक दृष्टिकोन प्रस्तुत करता हूँ।

मेरे लेखन कौशल और विचारधारा के साथ आपके समाचार पोर्टल पर उत्कृष्टता को प्रोत्साहित करने के लिए आपके संपादकीय दल का हिस्सा बनने का मौका प्राप्त करने के लिए मैं तत्पर और उत्साहित हूँ।

कृपया मेरे पत्रिका में समाचार लेखक के रूप में नौकरी के लिए यह आवेदन स्वीकार करें। मैं अपने प्रशासनिक और लेखनीय कौशल के साथ आपके पत्रिका को वृद्धि करने में अपना सहयोग करने के लिए तत्पर हूँ।

धन्यवाद।

आपका विश्वासपात्र आवेदक,
विवेक शर्मा

औपचारिक पत्रों पर पूछे जाने वाले प्रश्न – Formal Letter in Hindi FAQs

What is the meaning of a formal letter (और इसे गैर-औपचारिक पत्र से कैसे अलग किया जाता है)?
औपचारिक पत्र एक पेशेवर और संरचित लिखित संचार होता है जो सरकारी, व्यावसायिक या औपचारिक उद्देश्यों के लिए प्रयोग किया जाता है। इसमें एक विशिष्ट स्वरूप और टोन का पालन किया जाता है। वहीं, गैर-औपचारिक पत्र एक अधिक अनौपचारिक और निजी संचार का प्रतिनिधित्व करता है, जिसका उपयोग गैर-आधिकारिक या मित्राचार्य प्रयोजनों के लिए होता है।

What do we call a formal letter in Hindi?
औपचारिक पत्र को हिंदी में “औपचारिक पत्र” (Aupacharik Patra) कहते हैं।

विभिन्न परिस्थितियों में औपचारिक पत्रों के क्या सामान्य प्रकार हैं?
इसमें सामान्य प्रकार में नौकरी आवेदन पत्र, व्यापार पत्र, शिकायत पत्र, पूछताछ पत्र, अनुशंसा पत्र, इस्तीफ़ा पत्र, धन्यवाद पत्र, आधिकारिक आमंत्रण पत्र, अनुरोध पत्र, और सर्कुलर पत्र शामिल होते हैं।

औपचारिक पत्र का प्रारूप हिंदी में क्या है?
आम तौर पर इसमें प्रेषक का पता, तारीख, प्राप्तकर्ता का पता, एक औपचारिक शुभकामना, विषय (यदि उपयुक्त), परिचय, मुख्य बॉडी अनुच्छेद, समाप्ति, संबद्ध बंद करने के लिए अनुरोधी बंद, और प्रेषक का हस्ताक्षर शामिल होते हैं।

औपचारिक पत्र में शामिल होने वाले महत्वपूर्ण घटक क्या हैं?
इसके महत्वपूर्ण घटक हैं: प्रेषक का पता, तारीख, प्राप्तकर्ता का पता, शुभकामना, विषय (यदि उपयुक्त), परिचय, मुख्य बॉडी अनुच्छेद, समाप्ति, शुभकामनाएं देने के लिए अनुरोधी शब्द, और प्रेषक का हस्ताक्षर।

औपचारिक पत्र को उचित समाप्ति के साथ कैसे समाप्त किया जाता है?
उचित समाप्ति देने के लिए उचित समाप्ति टिप्पणी जैसे “सादर,” “धन्यवाद,” या “आभारी” के साथ समाप्त करें, और उपयोगकर्ता का नाम और पद या शीर्षक के साथ।

औपचारिक पत्र लिखते समय कौन सी सामान्य गलतियों से बचना चाहिए?
1) वर्तनी और व्याकरणिक त्रुटियों को सुधारें।
2) अनुचित या अप्रोफेशनल शैली का उपयोग करना।
3) अत्यधिक लम्बे पत्र लिखना।
4) पत्र भेजने से पहले उसे प्रूफरीड ना करना।