पेशेवर संचार के क्षेत्र में, आधिकारिक पत्र लेखन की कला सम्मान और शालीनता का एक प्रतीक मानी जाती रही है। संवेदनशीलता से एक आधिकारिक पत्र लिखना केवल निश्चित फॉर्मेट को पालन करने विषय नहीं है, बल्कि यह उससे बड़के कई ज्यादा हैं। क्या आप अपने संवाद को सुधारने का लक्ष्य रखने वाले अनुभवी प्रोफेशनल हैं या एक छात्र हैं, यह डिटेल्ड ब्लॉग पोस्ट format of formal letter in hindi आपको आधिकारिक पत्र लेखन की जटिलताओं को मास्टर करने के लिए आपकी मदद करेगी। संरचना, शिष्टाचार, और भाषा के रंग-रूप को पढ़ते हुए, हम जानेगे पत्र लिखते समय शब्दों की शक्ति को कैसे नियन्त्रित करें, जिससे हम बेहतर व्यक्तिगत और पेशेवर आधिकारिक पत्र लिख सके। तो आइए इस ब्लॉग पोस्ट में औपचारिक पत्र लेखन के प्रारूप में महारत हासिल करने के बारे में गहराई से पढ़ते हैं।
औपचारिक पत्रों में विशेषता और महत्व
Formal Letter / औपचारिक पत्रों की परिभाषा और उद्देश्य:
औपचारिक पत्र एक लिखित संचार है जो स्थापित नियमों का पालन करता है, और उसका मुख्य उद्देश्य है पेशेवर तरीके से अपनी बात कहना और सभी मामलों को सम्मानपूर्वक तरीके से संबोधित करना। यह आपकी इच्छा बताने, जांच करने, शिकायत करने, आभार प्रकट करने, या आधिकारिक संदर्भ में सिफारिश करने का एक बहुत महत्वपूर्ण तरीका है। इसका मुख्य उद्देश्य यह है कि औपचारिक पत्र बेहद प्रभावशाली संवाद को संभव बनाए, जो प्राप्तकर्ता पर स्थाई प्रभाव छोड़े।
शिष्टाचार और गंभीरता को प्रकट करना:
औपचारिक पत्र, भेजने वाले का पेशेवर होना और प्राप्तकर्ता के प्रति आदरभाव होने का प्रतिबिम्ब बनाते हैं। इसमें सही भाषा और शिष्टाचार का ध्यान रखकर, ये पत्र दिखाते हैं कि हम कितने गंभीरता से संवाद करते हैं और हमारी वक्तव्य की विश्वसनीयता को दर्शाते हैं। चाहे वह नौकरी के लिए पोटेंशियल नियोक्ता को एप्लिकेशन हो या कॉर्पोरेट साझेदार को व्यापारिक जांच हो, एक अच्छी तरह से तैयार किया गया औपचारिक पत्र बातचीत में फलदायी और सार्थक माध्यम बनता है।
पढ़े – Formal Letter in Hindi with Examples – औपचारिक पत्र फार्मेट, उदाहरण ।
Format of Formal Letter in Hindi
Complete Guide: Format of Formal Letter in Hindi in Detail
1. पत्र प्रारंभ (प्राप्तकर्ता का विवरण)
नाम या पद:
प्राप्तकर्ता का नाम या पद एक महत्वपूर्ण तत्व है जो औपचारिक पत्र के शीर्षक में शामिल होता है। यह सही व्यक्ति का सम्बोधन करने में मदद करता है। चाहे वह “मिस्टर राजेश शर्मा,” या “मैनेजर,” हो।
स्कूल / कॉलेज / कंपनी का नाम:
प्राप्तकर्ता के संबंधित स्कूल, कॉलेज, संस्थान या कंपनी का नाम लिखना आवश्यक है।
प्राप्तकर्ता का पता:
पत्र प्राप्तकर्ता की जानकारी में सबसे आखरी में आता है प्राप्तकर्ता का पता जिसमें उसका राज्य, शहर, और पिन कोड शामिल होता है।
2. विषय लाइन (ऑप्शनल):
संक्षेप में विषय बताना:
विषय लाइन एक औपचारिक पत्र का एक ऑप्शनल भाग होता है, जो आम तौर पर व्यापार या पेशेवर संवाद में उपयोग किया जाता है। यह पत्र के उद्देश्य का एक संक्षेप विवरण प्रदान करता है, जिससे प्राप्तकर्ता को एक नज़र में इसकी सामग्री को समझने में मदद मिलती है। एक अच्छी तरह से तैयार किया गया विषय लाइन पढ़ने वाले का ध्यान आकर्षित कर सकता है और उसे तुरंत पत्र को पढ़ने के लिए इच्छुक कर सकता है।
3. सम्बोधन:
संभाषण का प्रारम्भिक आभारी अभिवादन:
सम्बोधन, पत्र के मुख भाग से पहले की पहली पंक्ति होती है , और यह पत्र के लिए टोन तय करती है। सम्बोधन का चयन प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच के परिचय और संबंध के स्तर पर निर्भर करता है। सामान्यतया औपचारिक सम्बोधन में “महोदय”, “श्री”/ “श्रीमती”, “डियर,” “रेस्पेक्टेड,” “हॉनरेबल,” या प्राप्तकर्ता के आधिकारिक शीर्षक और अंतिम नाम का उपयोग होता है।
प्राप्तकर्ता को उचित ढंग से संबोधित करना:
उचित सम्मान और पेशेवरता सुनिश्चित करने के लिए प्राप्तकर्ता को सही ढंग से संबोधित करना बहुत महत्वपूर्ण है। अगर आप प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक जानते हैं, तो उन्हें उपयोग किया जाना चाहिए। जब प्राप्तकर्ता के नाम के बारे में अनिश्चितता हो, तो “डियर सर/मैडम” या “टू हूम इट मे कंसर्न” जैसे एक न्यूट्रल सम्बोधन का उपयोग करें।
4. प्रारंभिक पैराग्राफ:
विनम्रता और सम्मान की स्थापना:
प्रारंभिक पैराग्राफ पत्र के लिए एक मंच स्थापित करता है और विनम्रता और सम्मान की स्थापना करता है। यह आमंत्रणात्मक शुभकामनाओं के साथ शुरू होता है, जो प्राप्तकर्ता को गर्मजोशी से सम्मानित करता है।
पत्र के उद्देश्य को व्यक्त करना:
प्रारंभिक पैराग्राफ के भीतर, प्रेषक संक्षेप में पत्र के मुख्य उद्देश्य को व्यक्त करना महत्वपूर्ण होता है। चाहे वह नौकरी के पद के लिए रुचि जताने की बात हो, जांच करने की बात हो, या समस्या का समाधान मांगने की बात हो, स्पष्टता और संक्षेपता बनाए रखना महत्वपूर्ण है।
5. मुख्य भाग:
औपचारिक पत्र का मुख्य भाग पत्र के उद्देश्य का समर्थन करने वाली विस्तृत जानकारी, अनुरोध या तर्कों को प्रस्तुत करता है। इस सामग्री को पैराग्राफों में संगठित करना अत्यंत महत्वपूर्ण है, प्रत्येक पैराग्राफ विशिष्ट बिंदुओं या विषयों के लिए समर्पित होता है।
गोल बिन्दुओं (Bullet Points) का उपयोग:
जटिल मामलों या वस्तुओं की सूची प्रस्तुत करने में गोल बिंदुओं या संख्यांकित सूचियों का उपयोग पत्र की स्पष्टता को बढ़ाता है। ये बुलेट पॉइंट्स या नंबरिंग प्राप्तकर्ता को मुख्य जानकारी या कार्रवाई को तेजी से समझने में मदद करते हैं।
प्रासंगिक और विस्तृत जानकारी प्रदान करना:
एक अच्छी तरह से बनाया गया औपचारिक पत्र उद्देश्य का समर्थन करने के लिए प्रासंगिक और विस्तृत जानकारी प्रदान करता है। स्पष्ट और संक्षेप्त व्याख्यान, साथ ही तथ्यात्मक डेटा, प्रेषक के संदेश की विश्वसनीयता को मजबूत करते हैं।
अनुरोध या प्रस्तावना को स्पष्ट ढंग से व्यक्त करना:
अनुरोध करते समय या विचार प्रस्तावित करते समय, उन्हें स्पष्ट ढंग से व्यक्त करना महत्वपूर्ण है। अनुरोध या प्रस्तावना के लिए एक युक्तिसंगत कारण प्रदान करना उनकी विशेषता और प्रभावशीलता को मजबूत करता है।
सिद्धांत और तथ्यों का समर्थन करना:
दावों या आरोपों का समर्थन करते समय, उन्हें सिद्धांत, तथ्य या उदाहरणों से पुष्टि करना पत्र के कंटेंट को विश्वसनीयता देता है। यह प्रेषक के पक्ष को समर्थन करता है और प्राप्तकर्ता को संदेश को बेहतर ढंग से समझने में मदद करता है।
संभावित चिंताओं या आपत्तियों का समाधान करना:
प्राप्तकर्ता के संभावित चिंताओं या आपत्तियों की अनुमान लगाना और उनसे निपटने की कोशिश करना, संभावित विवादों या गलतफहमियों को शांत करने में मदद करता है।
6. अंतिम पैराग्राफ:
मुख्य बिंदुओं को दोहराना:
अंतिम पैराग्राफ में पत्र के मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में दोहराया जाता है। संक्षेप्त सारांश से सुनिश्चित किया जाता है कि प्राप्तकर्ता को मुख्य संदेश को अच्छी तरह से समझने में मदद मिले।
कृतज्ञता व्यक्त करना (ऑप्शनल – यह नियम सब पत्रों पर लागु नहीं होता):
अगर पत्र के भेजने वाले को कृतज्ञता या आभार व्यक्त करने की आवश्यकता है, तो यह उचित भाग है जिसमें आप आभार के साथ धन्यवाद कर सकते हैं।
आवश्यकता होने पर आगे की कार्रवाई सुझाव देना:
कुछ मामलों में, पत्रकार को पत्र के संदर्भ में विशिष्ट आगे की कार्रवाई की सलाह देने की आवश्यकता हो सकती है। इन कार्रवाइयों को स्पष्ट ढंग से उभारकर सकारात्मक परिणाम प्राप्त हो सकता है।
शिष्टाचारपूर्वक सम्बोधन करना:
अंतिम पैराग्राफ शिष्टाचारपूर्वक सम्बोधन से समाप्त होता है, जिसमें अच्छी शुभकामनाएँ या सकारात्मक समाधान की आशा व्यक्त की जाती है।
7. शिष्टाचारपूर्वक समाप्ति:
उचित औपचारिक समाप्ति चुनना:
शिष्टाचारपूर्वक समाप्ति पत्र के अंत में साइन ऑफ करने का तरीका है। आम तौर पर उपयुक्त औपचारिक समाप्तियों में “विनम्रता से,” “सादर,” “आज्ञाकारी” या “आपका आभारी” शामिल होते हैं।
8. हस्ताक्षर ब्लॉक:
प्रेषक का पूरा नाम सम्मिलित करना:
शिष्टाचारपूर्वक समाप्ति के नीचे, प्रेषक का पूरा नाम छापा जाता है।
नौकरी का शीर्षक या पद जोड़ना (ऑप्शनल):
यदि उपयुक्त हो, तो प्रेषक का नौकरी का शीर्षक या पद पूरे नाम के नीचे उल्लेख किया जाता है। यह जानकारी पत्र को पेशेवर संदर्भ जोड़ती है।
कंपनी या संगठन का नाम उल्लेख करना (ऑप्शनल):
यदि प्रेषक किसी कंपनी या संगठन को प्रतिनिधित्व करते हैं, तो उसके नाम का उल्लेख पत्र को अतिरिक्त संदर्भ और प्रामाणिकता प्रदान करता है।
9. अटैचमेंट्स (ऑप्शनल):
अटैच्ड दस्तावेज़ों की सूची:
यदि औपचारिक पत्र में कोई अटैचमेंट, जैसे कि दस्तावेज़, रिपोर्ट या अतिरिक्त जानकारी शामिल हो, तो वे प्रेषक के हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे लिखनी चाहिए।
डिज़ाइन एंड फोर्मत्तिंग टिप्स:
फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट साइज़ का चयन:
औपचारिक पत्र लेखन में, उचित फ़ॉन्ट (जैसे टाइम्स न्यू रोमन या एरियल) और फ़ॉन्ट साइज़ (सामान्यतः 12-प्वाइंट) का चयन करने से आपका पत्र प्रोफेशनल दिकता है।
माप रेखा सेट करना:
एकसंगत माप रेखा और उचित संरेखणा पत्र को देखने में बेहतर बनाती है।
इटैलिक्स और अंडरलाइन:
इटैलिक्स और अंडरलाइन का विवेकपूर्वक उपयोग करना चाहिए, जैसे महत्वपूर्ण जानकारी या शीर्षक को हाइलाइट करने के लिए।
प्रूफरीडिंग और संपादन:
संपूर्ण प्रूफरीडिंग के महत्व को जोर देना:
प्रूफरीडिंग वाक्य रचना की गलतियों, वर्तनी त्रुटियों और विराम चिन्ह की गलतियों को पकड़ने के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है।
सामान्य गलतियों से बचना:
सामान्य लेखन गलतियों का ध्यान रखना और उन्हें सुधारना पत्र की सटीकता को सुनिश्चित करने में मदद करता है।
Examples of Formal Letter in Hindi with format
Letter 1: Letter to the principal for leave on health grounds:
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
सरला विद्या मंदिर,
जयपुर, राजस्थान, पिन: 302001
विषय: स्वास्थ्य के कारण अवकाश के लिए आवेदन।
महोदय,
मैं प्रियंका रावत, सरला विद्या मंदिर की बारहवीं कक्षा की छात्रा हूँ। मैं आपको सूचित करना चाहती हूँ कि मेरा स्वास्थ्य वर्तमान में अच्छा नहीं है। डॉक्टर के निर्देशानुसार, मुझे कुछ दिनों के लिए पूर्ण आराम और विशेष उपचार की आवश्यकता है।
मैं अपने स्वास्थ्य को ध्यान में रखते हुए अवकाश लेने के लिए आपसे अनुमति निवेदित करती हूँ। कृपया मुझे 24 जुलाई, 2023 से 27 जुलाई 2023 तक के अवकाश की अनुमति प्रदान करें।
धन्यवाद।
आपकी आज्ञाकारी शिष्य,
प्रियंका रावत,
कक्षा – बारहवीं,
रोल नंबर – 821219,
दिनांक – 23 जुलाई, 2023
पढ़े – Leave Letter in Hind with 11 Examples and Format।
Letter 2: Letter to the Editor of Times of India for News Publication on Massive Waterlogging in Delhi
सेवा में,
संपादक,
टाइम्स ऑफ़ इंडिया,
नई दिल्ली, भारत।
विषय: दिल्ली में भारी बारिश से हो रही वाटरलॉगिंग के बारे में समाचार प्रकाशन के लिए।
संपादक महोदय,
मैं आदित्य शर्मा, दिल्ली का एक नागरिक हूँ। मेरे इस पत्र के माध्यम से, मैं आपके ध्यान में लाना चाहता हूँ कि हमारे शहर दिल्ली में हाल ही में हुई भारी बारिश के कारण जलभराव की स्थिति बहुत खराब है। बारिश के कारण सड़कों पर पानी जमा हो जाने से यातायात भी ठप्प हो गया है और लोगों को बड़ी परेशानी का सामना करना पड़ रहा है।
इस समस्या के बारे में जनता को जागरूक करने के लिए और सरकार को कड़ी से कड़ी कार्रवाई करने के लिए, मैं आपसे आपके प्रतिष्ठित अख़बार के द्वारा एक समाचार प्रकाशित करने का अनुरोध करता हूँ।
आपसे निवेदन है कि आप इस महत्वपूर्ण विषय पर एक समाचार लेख प्रकाशित करें ताकि दिल्ली सरकार इस समस्या के समाधान के लिए जल्द कदम उठाए ।
धन्यवाद।
आपका साक्षात्कार शुभेच्छुक,
आदित्य शर्मा,
नई दिल्ली,
दिनांक – 24 जुलाई, 2023 ।
पढ़े – Types of Letters in Hindi – हिंदी में पत्रों के प्रकार औपचारिक – अनौपचारिक।
Letter 3: Thank You Letter to the Principal for Hosting School’s First Annual Sports Day
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
Govt. High School Sector – 32,
चंडीगढ़, पिन: 160034
विषय: धन्यवाद आभार प्रकट करने के लिए।
प्रधानाचार्य महोदय,
मैं निखिल गोयल, Govt. High School Sector – 32 की नौवीं कक्षा का छात्र हूँ। मैं इस पत्र के माध्यम से आपको धन्यवाद और आभार प्रकट करना चाहता हूँ।
हाल ही में विद्यालय द्वारा स्कूल के पहले वार्षिक खेल दिवस (Sports Day) को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए में आपका धन्यवाद देता हु । इस आयोजन के द्वारा हमारे शैक्षिक अनुभव को समृद्ध किया गया और हमने एक अद्भुत और स्मरणीय समय बिताया।
में, खेल दिवस के आयोजन के लिए आपके संगठन और संचालन के पीछे के सभी शिक्षकों और शैक्षणिक कर्मचारियों को भी धन्यवाद देना चाहता हूँ जिन्होंने इस दिवस को सफलतापूर्वक बनाने में अपना योगदान दिया।
धन्यवाद।
सादर नमस्कार,
निखिल गोयल,
नौवीं कक्षा,
दिनांक – 26 जुलाई, 2023
I got this site from my pal who informed
me regarding this web site and now this time I am visiting this web page and reading very informative posts
at this time.
You have made some good points there. I checked on the internet for additional
information about the issue and found most people will go along with your
views on this website.
What’s up it’s me, I am also visiting this
web site regularly, this web page is in fact good and the users are truly sharing fastidious thoughts.
I know this if off topic but I’m looking into starting my own blog and was curious
what all is needed to get set up? I’m assuming having a blog like yours would cost a pretty penny?
I’m not very internet savvy so I’m not 100% positive.
Any suggestions or advice would be greatly appreciated.
Many thanks
It’s an remarkable piece of writing in support of all tthe online users; they
will geet benefit from it I am sure.
Stop by my web site; 바이낸스 (Randolph)
Wow that was odd. I just wrote ann extremely long comment bbut after I clicked submit my comment didn’t appear.
Grrrr… well I’m not writing all that over again. Regardless,
just wanted to say excellent blog!
Here is my web-site … Featured Page
Tһis is reɑlly interеsting, You’re a very skilled blogger.
I hɑve joined ʏour rss feed and look forward tо seekking mоrｅ
of youｒ wonderful post. Аlso, I have shaqred уouг site in my social networks!
Visit my webpage :: cydia
Greetingѕ! Very helpful advice within this article!
Ӏt’s the ⅼittle changes tһat mɑke the grеatest cһanges.
Tһanks a lot for sharing!
Ꮇү pаge cydia
Its like you read my mind! You seem to know a lot about
this, like you wrote the book in it or something. I think that you can do with a few
pics to drive the message home a bit, but instead of that, this is excellent blog.
A fantastic read. I will definitely be back.
Hello there! Would you mind if I share your blog with my zynga group?
There’s a lot of folks that I think would really appreciate your content.
Please let me know. Cheers
Feel free to visit my web blog 바이낸스 추천코드 (Fermin)
Hi! Do you know iff they make any plugins to protect aginst
hackers? I’m kinda paranoid about losing everything I’ve woroed
hasrd on. Any recommendations?
Feel free to visit myy web site 바이낸스 추천코드
Pretty! This was an incredibly wonderful post. Thank you
for providing these details.
Wonderful blog! I found it while browsing on Yahoo News.
Do you have any suggestions on how to get listed
in Yahoo News? I’ve been trying for a while but I never seem to get there!
Thanks
It’s an amazing paragraph designed for all the internet viewers; they will obtain advantage from it I am sure.
Wow that was strange. I just wrote an really long comment but after
I clicked submit my comment didn’t appear. Grrrr…
well I’m not writing all that over again. Anyway, just wanted to say wonderful blog!
Hello there, just became alert to your blog through Google, and found that
it’s really informative. I am gonna watch out for brussels.
I will be grateful if you continue this in future.
Many people will be benefited from your writing.
Cheers!
I am really grateful to the owner of this website who
has shared this wonderful post at here.
It’s arduous to find knowledgeable folks on this matter,
but you sound like you recognize what you’re talking about!
Thanks