इस लेख में हम औपचारिक पत्र – How To Write Formal Letter in Hindi की कला पर गहराई से पढ़ेंगे। औपचारिक पत्र न केवल व्यक्तिगत, बल्कि व्यावसायिक परिसरों में भी महत्वपूर्ण होते हैं। चाहे आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हों, किसी अधिकारी को पत्र लिख रहे हों, पूछताछ कर रहे हों या औपचारिक संदेश पहुंचा रहे हों, औपचारिक पत्र लिखने की कला को सीखना एक दृढ़ प्रभाव छोड़ने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।
औपचारिक पत्र लिखते समय ध्यान रखने योग्य महत्वपूर्ण बातें:
Formal Letter Writing / औपचारिक पत्र लिखते समय, कुछ महत्वपूर्ण अंशों को ध्यान से विचारना चाहिए ताकि प्रोफेशनलिज्म बना रहे और संदेश प्रभावशाली रूप से पहुंचे। निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदुओं को ध्यान रखें:
- स्पष्टता और संक्षेप: अपने संदेश को स्पष्ट और संक्षेप रखें। जटिल भाषा का इस्तेमाल न करें, क्योंकि यह पाठक को भ्रमित कर सकता है।
- शिष्टाचार और सभ्यता: पत्र में शिष्टाचारपूर्ण और आदरपूर्व भाषा का उपयोग करें। पत्रकार का नाम, पदनाम, और पता पूरे विशेषता के साथ लिखें। यदि आपको व्यक्ति का नाम पता है, तो सीधे उनको उनके नाम से सम्बोदित करें ।
- उद्देश्यपूर्ण संरचना: पत्र को विचारों के स्पष्टिकरण के लिए अनुवादित विभाजित करें। प्रत्येक पैराग्राफ का स्पष्ट उद्देश्य होना चाहिए और यह तार्किक रूप से क्रमबद्ध होना चाहिए।
- उचित पता: पत्र को उपयुक्त नाम, पदनाम, और पता से प्रारंभ करें।
- विषय: विषय लाइन में पत्र के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बयां करें। यह प्राप्तकर्ता को जल्दी से पत्र की बारे में समझने में सहायक करता है।
- भावनात्मक भाषा से बचें: औपचारिक पत्र में भावनात्मक भाषा से बचें और तीव्र भाषा का उपयोग न करें।
- प्रूफरीडिंग: पत्र भेजने से पहले हमेशा इसे पुनः पढ़ें। व्याकरणिक त्रुटियों या अशुद्धियों के लिए जाँच करें।
औपचारिक पत्र लेखन के लिए किस फॉर्मेट का उपयोग करें:
समय के साथ लेटर राइटिंग फॉर्मेट में भी कई प्रकार के बदलाव हो गये हैं। इस लिए हम इस ब्लॉग पोस्ट में २ प्रकार के फॉर्मेट के बारे में बात करें गे।
ऑफिसियल फॉर्मेट:
ऑफिसियल या आधिकारिक फॉर्मेट में आप अपना नाम पहले लिकते हैं। यह फॉर्मेट बिलकुल इंग्लिश लेटर राइटिंग फॉर्मेट की तरह होता हैं और यह ज्यादातर ऑफिसियल (सरकारी / प्राइवेट कोम्पन्यो ) को पत्र लिखने के काम आता है।
पढ़े – Format of Formal Letter in Hindi – औपचारिक पत्र का फॉर्मेट, उदाहरण ।
ओल्ड फॉर्मेट:
यह वो फॉर्मेट है जो ज्यादातर भारत के स्कूलों में पढ़ाया जाता है और ज्यादा उपयोग में आता है और हम इस ब्लॉग पोस्ट में इस पर ही चर्चा करें गे।
यहां निम्नलिखित फॉर्मेट का पालन करें:
सेवा में,
प्राप्तकर्ता का पद नाम (यदि लागू हो),
प्राप्तकर्ता का पता / या स्कूल / कॉलेज का नाम,
शहर, राज्य, पिन कोड
विषय: (पत्र के उद्देश्य का संक्षेपण।)
संबोधन: (महोदय / या फिर श्री/ श्रीमती अंतिम नाम। )
प्रारंभिक पैराग्राफ: पत्र के उद्देश्य को बयां करें और यदि आवश्यक, तो पत्र के पृष्ठभूमि के बारे में भी बताएं।
पत्र का मुख्य भाग: विषय से संबंधित विवरण और समर्थनीय जानकारी को स्पष्ट करें। स्पष्ट उदाहरण देकर आपने पत्र लिखने की मुख वजह को सामने रखे।
समापन पैराग्राफ (अंत): मुख्य बिंदुओं का सारांश दें और प्राप्तकर्ता से कोई इच्छित कार्रवाई या प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध करें।
प्राप्त कर्ता को शुभकामनाएँ सहित समापन करें (उदाहरण के लिए, विनम्रता से, धन्यवाद। )
आपका आज्ञाकारी शिष्य,
आपका नाम और पद नाम (यदि लागू हो)
दिनांक: 19 जुलाई, 2023
Two Examples for how to write formal letter in Hindi
पत्र – 1: स्वास्थ्य सम्बन्धी कारण से अवकाश हेतु आवेदन
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
माधव विद्यालय,
विष्णुपुर, दिल्ली, पिन: 110085
विषय: अवकाश हेतु आवेदन
महोदय,
मैं राजनी शर्मा, माधव विद्यालय की बारहवीं कक्षा की छात्रा हूँ। मैं इस पत्र के माध्यम से आपको सूचित करना चाहती हूँ कि मुझे आज यानी 19 जुलाई, 2023 से 23 जुलाई, 2023 तक स्वास्थ्य सम्बन्धी कारणों से अवकाश लेना है।
मेरे स्वास्थ्य अच्छा नहीं है और मैं चिकित्सक के निर्देशानुसार मुझे पूर्ण आराम और उपचार के लिए घर में रहने की आवश्यकता है।
कृपया मेरे अवकाश की अनुमति देने की कृपा करें। धन्यवाद।
आपकी आज्ञाकारी शिष्य,
राजनी शर्मा,
कक्षा – बारहवीं,
रोल नंबर – 122321,
दिनांक – 19 जुलाई, 2023
पढ़े – Leave Letter in Hindi | 5+ अवकाश पत्र उदाहरण, बेस्ट फॉर्मेट, टटिप्स।
पत्र – 2: पता बदलने के लिए आवेदन
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
नव विद्यालय,
जयपुर, राजस्थान।
विषय: पता बदलने के लिए आवेदन।
महोदय,
मैं अजय गुप्ता, नव विद्यालय का एक छात्र हूँ। मैं इस पत्र के माध्यम से आपको सूचित करना चाहता हूँ कि मेरे पिता की नई नौकरी के कारण हमारे घर का पता बदल गया है।
आपसे निवेदन है कि कृपया मेरे पता बदलने की जानकारी स्कूल रिकॉर्ड में अपडेट करें और भविष्य की सभी सूचनाएँ मुझे नए पते पर भेजें।
धन्यवाद।
आपका आज्ञाकारी शिष्य,
अजय गुप्ता,
कक्षा – दसवीं,
रोल नंबर – 75632,
दिनांक – 19 जुलाई, 2023
पढ़े – Formal Letter In Hindi To Principal: 11+ औपचारिक पत्र, कारण, फार्मेट।